Comment bien rédiger le cahier des charges pour son site web

Qu’est-ce qu’un cahier des charges de site web ?

Le cahier des charges d’un site Web est un document qui décrit en détail les objectifs, la portée et les attentes liées à la conception de votre site Web, et qui centralise la communication entre les différents acteurs du projet (le client, les prestataires et l’agence web).

Un cahier de charges correctement rédigé doit détailler toutes les fonctionnalités du site désirées, les contenus à intégrer, les éléments graphiques attendus ainsi qu’un descriptif des budgets à respecter et un rétroplanning clair. Tout autre élément spécifique à votre projet doit également être inclus dans le cahier des charges du site Web. Ce document servira de plan directeur pour l’ensemble du projet et permettra de s’assurer que tout se passe bien.

En résumé, le cahier de charges est un document clé qui doit décrire comment sera le site en détail, assigner un responsable pour chaque tâche et donner des délais clairs pour chaque tâche. Avec un cahier de charges détaillé, il n’y aura aucun imprévu et aucune excuse pour que votre nouveau site internet ne soit pas exactement comme vous le désirez ! 

Pourquoi faire un cahier de charges pour votre site internet ?

La création d’un cahier des charges pour le site Web vous aidera à définir les paramètres du projet, en veillant à ce qu’il réponde à vos objectifs et à vos attentes. De plus, en adoptant une approche organisée et structurée du projet, vous pouvez vous assurer que tous les aspects du site Web sont correctement pris en compte. En outre, ce document peut servir de point de référence lorsque des problèmes surviennent ou que des modifications doivent être apportées au cours du développement. Nous pouvons détailler trois raisons principales qui justifient à quel point la création d’un cahier de charges est indispensable pour votre projet web :

1 – Anticiper vos besoins

Lors de la création des spécifications de votre site Web, il est important d’anticiper vos besoins pour les différents prestataires. Avec des besoins clairement définis, vos prestataires pourront anticiper le temps nécessaire pour réaliser correctement chaque tâche et donc assurer une livraison alignée à vos attentes dans les temps indiqués. 

Réfléchissez aux types de caractéristiques que vous voulez inclure et créez une liste d’exigences. Pensez aux fonctionnalités, à la conception, aux systèmes de gestion de contenu (CMS), aux performances, à l’hébergement, etc.

Avec un cahier des charges, vous parvenez à prendre les devants sur les caractéristiques de votre site internet. Vous devez songer à chaque fonction de celui-ci, surtout celles qui pourront vous démarquer. De plus, prendre le temps d’écrire ce que vous souhaitez concrètement permet de mieux comprendre la solution apportée et les attentes auxquelles il faudra répondre.

2 – Homogénéiser la communication

Le cahier des charges cherche à rendre la communication plus fluide entre vous et vos prestataires de façon claire, organisée et centralisée. Plus question d’avoir des idées floues. Toutes les précisions s’y retrouvent et permettent à chaque partie de jouer son rôle convenablement. 

La création d’un site web nécessite la participation de plusieurs talents et de plusieurs équipes, tel que :

• D’un chef de projet web qui organise le travail
• Des designeurs graphiques pour réaliser la conception graphique et assurer une bonne UX/UI du site
• Des rédacteurs web pour rédiger le contenu du site
• Des développeurs web afin de créer le site web
• D’un consultant SEO pour s’assurer qu’il réponde aux critères de Google et se positionne correctement sur les moteurs de recherche (SEO)
• Une équipe data analytics afin de pouvoir suivre les performances du site
• Du client (vous), afin de valider les étapes et anticiper n’importe quel point qui s’éloigne de vos attentes. 
• etc…

Pensez donc à utiliser des outils collaboratifs en temps réel comme Google Sheets, par exemple, pour la création de votre cahier de charges. Ainsi, au fur et à mesure que les différentes tâches seront traitées par vos différents prestataires ou votre agence web, ils pourront le faire savoir aux autres parties prenantes directement dans le cahier de charges ! Convenez alors d’une méthode et d’une fréquence de communication qui convient à toutes les parties afin que tout le monde puisse être tenu au courant de l’avancement du projet ainsi que des possibles difficultés ou retards rencontrés.

3 – Respect du planning et du budget

Un autre avantage de la création de votre cahier de charges et l’impact direct sur l’accomplissement des dates limites et du budget assigné. En détaillant l’ensemble des tâches, les différentes parties pourront vous donner des deadlines réalistes et un budget 100% adapté à vos besoins.
Si tout a été décrit à la perfection dans votre cahier de charges, aucune partie n’aura des excuses pour avoir du retard dans votre projet ni de dépasser le budget prévu à la base. Les précisions que renferme ce document faciliteront ainsi l’atteinte des objectifs de sorte que votre prestataire puisse rester dans le budget établi et surtout dans le planning de réalisation.

Le contenu du cahier des charges : exemple et modèle

Le contenu du cahier des charges peut varier en fonction du type de site Web à créer (site vitrine, site e-commerce, marketplace…) et de son objectif. En général, votre cahier des charges doit inclure les 7 parties suivantes:

1 – La présentation du projet

La première partie que doit contenir votre cahier de charges est une introduction détaillée au projet. Grâce à cette introduction, vous pourrez lui donner une vision globale du projet aux différents acteurs impliqués. Sans cela, il sera difficile de comprendre les enjeux du projet pour les différentes parties concernées, extérieures à votre entreprise. 

Voici les principales informations à fournir pour cette étape :

2 – Identité visuelle souhaitée

En plus des exigences techniques, vous devez également décrire l’identité visuelle que vous souhaitez pour le site Web. Avec une vision claire de l’aspect et de la convivialité souhaités pour le site web, vous pouvez améliorer la qualité de ce dernier et vous assurer qu’il répond à vos objectifs. Voici les principaux éléments à inclure :

3 – Arborescence ou contenu du site

Une fois que vous avez établi l’identité visuelle du site, il est important de déterminer une arborescence qui décrira comment le contenu du site doit être organisé. Avec une arborescence détaillée, vos prestataires auront une idée plus précise du nombre de pages à créer, à enrichir de contenu, le nombre de templates à faire pour chaque typologie de page, etc… 

Voici à quoi rassemble une arborescence:

L’arborescence est unique et adaptée à l’offre de chaque site. Cependant, voici les pages que vous devrez probablement inclure dans votre site

4 – Description technique du site

Sur votre cahier de charges, il est indispensable de fournir les descriptions techniques du site.  Cela comprend des détails tels que les exigences en matière de fonctionnalités désirées, les spécificités du serveur, la configuration de l’hébergement et tout autre besoin technique du site Web. 

Ce point permet de s’assurer que toutes les fonctionnalités sont correctement mises en œuvre et que le site web sera facile à utiliser. En fournissant des spécifications techniques détaillées, vous pouvez vous assurer que votre site web est construit avec qualité et précision.

Informations techniques et administratives :

• Existe-t-il déjà une précédente version du site ?
• Qui est le propriétaire du nom de domaine
• Registar
• Désirez-vous un environnement de preproduction détaillé
• Quel est l’hébergement du site ? Quels sont les accès ? 
• Personne en charge de l’administration technique du site
• Personne en charge du contenu du site
• Fréquence de sauvegardes automatiques désirées
• Spécifications liées à la sécurité du site
• CDN
• Technologie souhaitée (Quel CMS ou quel framework)
• Attentes au niveau des performances web
• Plugins et licences désirées
• Fonctionnalités multilingues

5 – Répartition des tâches

La répartition des tâches consiste à s’assurer que chaque élément nécessaire pour mettre en ligne le site de vos rêves soit clairement détaillée, possède un responsable et une date limite. En définissant clairement ces 3 points, vous pourrez vous assurer que votre site web sera produit dans les temps et selon vos attentes. 

Pour créer les différentes tâches, les assigner et fournir des dates limites, vous pouvez vous servir d’outils collaboratifs comme Redmine, Trello, Asana, Monday ou tout simplement un Google Sheet pour faire cela. 

Gardez du temps pour faire des retours et prévoyez du temps pour que les prestataires puissent retravailler leurs livrables en fonction de vos retours.

6 – Autres contraintes ou demandes complémentaires

Il est possible d’avoir des demandes spécifiques que vous souhaitez déléguer à vos prestataires, où des points complémentaires à aborder qui ne rentrent pas directement dans la conception du site web, mais qu’ils sont importants à intégrer dans votre cahier de charges tout de même. 

Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être incluses dans le cahier de charges :

• Qui va rédiger le contenu du site web ?
• Options de personnalisation de la conception et de la mise en page
• Migration du serveur
• Gestion de redirections de l’ancien site vers le nouveau
• Maintenance en continu du site
• Amélioration du référencement naturel
• Hébergement du site
• etc…

7 – Les clauses de modification

Enfin, Il est courant que les clients demandent des fonctionnalités ou des services supplémentaires qui n’ont pas été prévus initialement. Il est donc important de prévoir une clause de modification du cahier de charges afin de prendre en compte ces demandes et de définir les coûts et délais associés.

Gardez bien un pourcentage de votre budget pour pouvoir effectuer ces modifications !

Les questions fréquentes sur le cahier des charges

Au regard de son importance, de nombreuses questions reviennent fréquemment par rapport à la création du cahier des charges destiné à la création d’un nouveau site web. Voici les plus fréquentes !

Qui doit s’occuper de rédiger le cahier des charges du site ?

Le cahier des charges est généralement élaboré par le client lui-même, afin de s’assurer que toutes les demandes et les exigences seront bien priseLes questions fréquentes sur le cahier des charges sont prises en compte. Il s’agit d’un document essentiel pour la création du projet, et donc il n’y a personne de plus compétent pour le rédiger que le client lui-même ! 

Ceci dit, le cahier des charges peut être élaboré par plusieurs personnes, en collaboration avec le client. Plusieurs collaborateurs au sein de l’entreprise qui souhaite renouveler le site peuvent intervenir lors de la création du cahier de charges.  

Cependant, il est également possible que l’agence WordPress ou l’agence web choisie fasse évoluer le cahier des charges en fonction de sa propre expertise et de la faisabilité du projet, sous réserve de l’accord du client. L’important, est qu’il y existe une version définitive du cahier de charges qui soit validé par toutes les parties prenantes, afin de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que le projet se déroule avec fluidité.

Quelles sont les erreurs fréquentes d’un cahier des charges ?

Les erreurs les plus courantes dans un document de spécification d’un site Web peuvent être les suivantes :

• Des exigences techniques inexactes ou incomplètes ;
• Se concentrer trop sur les détails esthétiques et ignorer les considérations pratiques ;
• Ne pas inclure les plans de maintenance et les mesures d’améliorations futures ;
•  L’omission d’importantes caractéristiques de sécurité qui devraient être incluses ;
• Ne pas définir un calendrier précis pour le projet ;
• Ne pas assigner des responsables pour toutes les tâches
• Ne pas prendre du temps pour faire des retours sur chaque phase (Conception graphique, développement, mise en production).
• Insuffisance de détails concernant les environnements d’hébergement ;
• Objectifs ou résultats souhaités du site Web peu clairs ;
• Budgétisation incorrecte du développement du site et des autres coûts connexes ;
• Absence de mesures détaillées de test et d’assurance qualité.

Quel format pour votre cahier de charges de site internet ?

Le format que nous recommandons pour la création de votre cahier de charges de site internet est en format Google Sheets. Il s’agit d’un outil collaboratif qui vous permettra de faire un brief avec tous les éléments cités dans cet article, ainsi que créer des tableaux GANTT, assigner des responsables, faire des commentaires sur chaque tâche, etc…

D’autres outils comme ASANA, Monday, Trello peuvent aussi être envisagés pour la création de votre cahier de charges et votre suivi de projet.

Faut-il toujours rédiger un cahier des charges ?

Rédiger un cahier de charges est essentiel pour la réussite de votre projet web. Non seulement il faut le faire, mais il faut le faire correctement. Se presser dans la conception du cahier de charges est une erreur très fréquente, et cela amènera sans doute à des problèmes dans le développement de votre nouveau site web. 

Assurez la réussite globale du projet de création ou refonte de site en fournissant des informations claires et détaillées sur ce qui doit être fait. Un bon document de spécifications peut également vous faire gagner du temps et de l’argent sur le long terme en vous aidant à ne pas faire d’erreurs ou connaître des retards coûteux dus à des fautes de conception. Rédigez un cahier de charges détaillé et démarrez votre projet web sur de bonnes bases !

Conclusion

Loin de pouvoir être rédigé sur un coup de tête, le cahier des charges sera l’outil central pour la création de votre site.  Le temps que vous aurez investi à détailler votre cahier de charges vous fera sans doute gagner du temps et économiser de l’argent lors de la phase de conception du site.

La création d’un site web, c’est un peu comme construire une maison : il faut avoir un plan et un architecte pour s’assurer que tout se déroule de manière efficace et harmonieuse. Le cahier de charges, c’est votre plan, et le client est l’architecte ! 

Développer ou refondre un site Internet, même de petite taille, nécessite une réflexion approfondie et une attention particulière aux attentes et aux contraintes du client. C’est seulement une fois que ces aspects ont été pris en compte que l’on peut déterminer les moyens nécessaires pour réaliser le projet.

Que vous soyez une entreprise ou une organisation, n’hésitez pas à faire appel à une agence web pour vous accompagner dans l’élaboration d’un cahier des charges de qualité et dans la réalisation de votre projet web.Fournissez-nous votre cahier de charges, et on vous mettra en relation avec l’acteur le plus pertinent pour prendre en charge votre projet de création ou refonte de site !