Comment préparer l’appel d’offres de votre projet de création ou refonte de site ?

Quand on pense “appel d’offres”, on pense marchés publics, grandes entreprises et BPT. Mais, l’appel d’offres s’est depuis largement répandu dans le secteur privé. C’est un moyen efficace pour dénicher le prestataire idéal pour votre prochain projet, en tenant compte de vos exigences budgétaires, des compétences recherchées et des délais à respecter. L’appel d’offres, c’est peut-être la solution pour votre prochain projet de création ou de refonte de site web. 

Vous publiez une offre, et mettez ainsi en concurrence plusieurs entreprises prestataires. Vous pouvez ensuite sélectionner la meilleure proposition pour votre futur site. Néanmoins, pour être sûr d’avoir des propositions à la hauteur de vos ambitions, il est primordial de bien préparer votre appel d’offres. Chez AmphiBee, nous avons l’habitude de répondre à des appels d’offres. Alors, nous vous avons concocté un guide pour savoir comment bien préparer et rédiger votre futur appel d’offre. 

1. Définir un budget cohérent avec vos ambitions

Le budget est souvent le premier point de blocage lors d’un appel d’offres, car il conditionne l’ampleur et la qualité du projet. Avant de vous lancer dans la rédaction de votre appel d’offres pour un site web, il est crucial d’établir un budget cohérent avec vos objectifs et vos ambitions. Un budget trop bas risque de limiter vos options, tandis qu’un budget trop élevé pourrait vous faire payer pour des services dont vous n’avez pas réellement besoin.

Commencez par évaluer vos besoins spécifiques : 

• Est-ce une création de site complète ou une refonte ? 
• Avez-vous besoin de fonctionnalités particulières ?
• Quel est le niveau des sites de vos concurrents ?
• Qui est votre cible ?
• Quelles sont ses habitudes de navigation ?
• Avez-vous besoin de construire une image de marque forte et différenciante ?

Ces éléments vous permettront d’obtenir une première estimation des coûts à envisager. N’hésitez pas à faire des recherches ou à consulter des experts pour établir une fourchette réaliste. C’est l’une des raisons pour laquelle l’Association des Châteaux de la Loire avait fait appel à notre agence pour la rédaction de son cahier des charges.

Une fois que vous avez un budget en tête, restez transparent dans l’appel d’offres. Indiquer un budget clair permet aux prestataires d’évaluer si le projet est en adéquation avec leurs tarifs et leurs compétences. 

Cela évite les propositions hors de portée financière, mais aussi les offres low-cost qui pourraient nuire à la qualité de votre site. Gardez en tête que, dans le secteur web, la qualité a un prix. Un budget réaliste vous assure de travailler avec des agences capables de livrer un produit premium à la hauteur de vos attentes.

2. Définir des responsabilités et rôles clairs de l’équipe en interne

Un projet de création ou de refonte de site web réussi repose sur une bonne organisation interne. Avant même de rédiger votre appel d’offres, il est essentiel de définir clairement les responsabilités et les rôles au sein de votre équipe : 

• Qui sera en charge de la gestion de projet ? 
• Qui s’occupera du suivi avec le prestataire ? 
• Qui validera les différentes étapes de la conception ?

Commencez par désigner un chef de projet en interne. Cette personne sera l’interlocuteur principal entre votre entreprise et le prestataire choisi. Elle veillera à ce que le projet avance selon les délais impartis et que toutes les parties soient alignées sur les objectifs. Elle devra aussi s’assurer que les retours et validations soient faits en temps et en heure pour éviter d’allonger la durée de conception de votre site web. Enfin, elle les centralisera pour éviter les doublons et les contradictions.

Ensuite, identifiez les personnes qui auront un rôle dans le projet. Il peut s’agir du service marketing pour la définition des contenus, du département IT pour l’aspect technique, ou encore des responsables de la communication pour le design. Chaque membre de l’équipe doit savoir exactement quel sera son rôle et à quel moment il devra intervenir. Ainsi, vous fluidifiez les échanges avec le prestataire et éviter les retards ou les malentendus.

Une bonne organisation interne est la clé pour que le prestataire puisse travailler efficacement et livrer un projet qui correspond à vos attentes. Vous évitez également de vous retrouver dans une situation où tout le monde attend des validations ou des informations qui n’arrivent pas. Croyez-en notre expérience, c’est bien plus courant que ce que vous pensez dans les projets web.

3. Préparer un cahier de charges exhaustif

Le cahier des charges est le document central de votre appel d’offres. C’est d’ailleurs une étape nécessaire pour toute création de site internet ! Il décrit de manière détaillée l’ensemble des attentes que vous avez pour la création ou la refonte de votre site web. Plus il est précis et exhaustif, plus les réponses que vous recevrez seront adaptées à vos besoins. Simple, basique.

Un bon cahier des charges doit contenir plusieurs éléments essentiels : 

• une présentation générale de votre entreprise et de ses activités pour aider les prestataires à comprendre votre secteur, vos objectifs et votre cible ;
• les objectifs du site web (générer des leads, vendre des produits en ligne, ou encore de renforcer votre image de marque) ;
• les fonctionnalités attendues ;
• les attentes en termes de design.

À chaque étape, soyez aussi précis que possible. Par exemple, pour les fonctionnalités, imaginons que vous souhaitez intégrer un système de paiement : quels modes de paiement envisagez-vous ? Quelles sont les habitudes de votre cible ? Votre clientèle est-elle internationale ? A-t-elle besoin d’un paiement en plusieurs fois ?

Concernant le design, on sait que les possibilités sont difficiles à imaginer quand on n’est pas du milieu. Surtout, on sait que ce que les entreprises imaginent ne colle pas toujours aux besoins des utilisateurs ! Si vous avez déjà une charte graphique, joignez-la au cahier des charges. Si vous partez de zéro, indiquez les éléments visuels que vous aimeriez intégrer, ainsi que des exemples de sites web qui vous inspirent. Vous pourrez ensuite en discuter avec les différentes agences et évaluer leur proposition.

Enfin, pensez à préciser les contraintes techniques éventuelles (hébergement, le CMS désiré, etc.) et les délais souhaités.

4. Définir les critères de sélection du prestataire

Pour choisir la bonne agence web, celle qui saura mener un projet à la hauteur des ambitions de croissance de votre entreprise, vous devez définir des critères de sélection clairs avant de publier l’appel d’offres. Ils vous aideront à évaluer objectivement les différentes propositions reçues et à prendre une décision rationnelle.

L’un des premiers critères est bien entendu le budget. Assurez-vous que les propositions respectent les limites budgétaires que vous avez fixées. Toutefois, soyez vigilant : beaucoup d’agences web tendent à promettre plus vite et moins cher, et se retrouvent ensuite dans l’incapacité de tenir le budget et les deadlines annoncées. Au final, vous y perdez du temps et de l’argent.

L’expérience dans votre secteur d’activité est également un critère à ne pas négliger. Un prestataire ayant déjà travaillé avec des entreprises similaires à la vôtre sera plus à même de comprendre vos besoins spécifiques et de proposer des solutions adaptées. Analysez également les compétences techniques : le prestataire est-il capable de travailler avec les technologies que vous souhaitez utiliser pour votre site ?

Le délai de livraison proposé doit également être en accord avec votre planning. Un prestataire capable de respecter vos délais est un gage de fiabilité. Enfin, les qualités humaines de l’agence choisie, comme ses compétences en communication sont déterminantes. Si vous sentez que le prestataire est à l’écoute de vos besoins et qu’il est réactif dans les échanges, c’est un bon indicateur de la qualité de la collaboration future.

Souvenez-vous que le bon prestataire vous écoute (réellement) avant même d’essayer de vendre.

5. Sélection des prestataires en accord avec vos critères

Une fois que vous avez reçu les réponses à votre appel d’offres, il est temps pour vous de sélectionner le prestataire qui correspond le mieux à vos attentes. Analysez chaque proposition en vous basant sur les critères que vous avez définis auparavant.

Commencez par faire un tri en éliminant les propositions qui ne répondent pas à certains critères essentiels. Ensuite, comparez les propositions restantes en fonction de la qualité des portfolios et des références. N’hésitez pas à contacter certains prestataires pour obtenir des précisions sur leurs précédents projets, ou même à demander des recommandations à d’anciens clients.

Lors de la sélection, accordez une attention particulière à la qualité des échanges avec les prestataires. Un prestataire réactif, à l’écoute et proactif dans ses suggestions sera plus agréable à travailler sur le long terme. La relation que vous construirez avec lui est presque aussi importante que les compétences techniques qu’il mettra en œuvre. Il ne va pas seulement concevoir votre site web : il construit un pilier de votre stratégie d’acquisition pour les prochaines années.

Une fois que vous avez sélectionné un prestataire, assurez-vous de contractualiser les modalités de la prestation (budget, délais, livrables, etc.) pour éviter toute mauvaise surprise. Surtout, prenez bien le temps de choisir le bon prestataire pour votre appel d’offre : c’est l’élément qui va garantir (ou non) la réussite de votre projet.

FAQ

Pourquoi faut-il inclure un budget dans votre appel d’offres ?

Inclure un budget dans votre appel d’offres vous permet de filtrer les propositions et de gagner du temps. Les prestataires savent immédiatement si le projet correspond à leur gamme de services. Vous, vous savez si vous pouvez vous offrir leurs services. Bref, un budget clair assure des propositions réalistes, en cohérence avec votre budget.

Comment choisir son agence web ?

Choisissez votre agence web en fonction de son expertise, de ses références et de sa compréhension de vos besoins. Avant de vous assurer qu’elle est le meilleur choix pour votre projet, elle doit avoir pris le temps de vous écouter pour définir clairement les contours du projet et de vos attentes. Vérifiez également si l’agence possède des expériences dans votre secteur d’activité et si ses précédents projets montrent une capacité à livrer des solutions de qualité et innovantes, capable de vous faire remarquer dans un marché souvent saturé. 

Quelles sont les red flags d’une agence web ?

Les red flags incluent :

• des promesses irréalistes ;
• des prix excessivement bas ;
• une absence de références ou de portfolio ;
• une mauvaise communication ;
• des délais très courts.

Une agence qui minimise vos besoins ou ne pose pas de questions approfondies n’est pas celle dont votre entreprise a besoin.

Quelles questions poser à votre agence web ?

Demandez à votre agence ses expériences similaires, les technologies utilisées, les délais de réalisation, et comment ils assurent ensuite la maintenance. Eh non, votre collaboration ne s’arrête normalement pas une fois le site fini ! Une fois celui-ci mis en ligne, votre agence reste à côté pour assurer ses performances sur le long-terme. 

Interrogez-les également sur leur méthodologie de gestion de projet, leurs références et les membres de l’équipe impliqués. Une agence transparente, bienveillante et éthique sera ravie de vous fournir le maximum d’informations pour vous aider à faire un choix éclairé.