Comment rédiger le cahier des charges pour son e-commerce ?

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour un site e-commerce ?

Le cahier des charges est un document clé pour la création ou la refonte d’un site e-commerce. Il définit le contexte, les objectifs et les éléments fonctionnels et graphiques attendus, ainsi que les critères de choix d’un prestataire et le planning du projet.

Le cahier des charges détaille toutes les fonctionnalités désirées dans le futur site de vente en ligne, et les résultats attendus pour les utilisateurs comme pour les administrateurs de la boutique. 

Sur le cahier des charges, on trouve également des informations sur le budget, les délais et les contraintes techniques, ainsi que l’équipe en charge du projet. Ce document sera distribué à tous les intervenants du projet de création de site e-commerce et sera la référence principale pour vos prestataires. 

Le cahier de charges doit donc permettre aux parties prenantes de comprendre les enjeux du projet, les tâches à effectuer, les responsables de chaque tâche et le rétroplanning à respecter.

Pourquoi faire un cahier de charges pour votre site e-commerce ?

Faire un cahier de charges pour son site e-commerce comporte plusieurs avantages, qu’on peut diviser en 3 catégories : faire comprendre vos besoins et attentes, faciliter la communication, respecter le planning et le budget.

1 – Faire comprendre vos besoins et attentes

Lors de la création de votre nouveau site e-commerce, l’élaboration d’un cahier des charges clair et détaillé garantira que vos prestataires de services soient parfaitement conscients de vos besoins et de vos attentes. En les décrivant avec précision, vous pouvez vous assurer que chaque tâche effectuée par vos prestataires est réalisée de manière appropriée et dans les délais impartis.

Si votre cahier de charges est incomplet ou imprécis, il est extrêmement possible que vous rencontriez des problèmes lors de la construction de votre nouvelle boutique en ligne. La création d’un cahier de charges pour un site e-commerce n’est pas quelque chose qui doit se faire en 10 minutes, mais plutôt le fruit d’un travail réfléchi pour assurer un projet réussi et sans malentendus entre les parties concernées.

2 – Faciliter la communication

La création d’un cahier de charges facilitera la communication entre les nombreux intervenants engagés dans le projet de création de site e-commerce. En effet, ce document exposera clairement vos objectifs et vos attentes, et précisera les tâches et les responsables, ce qui facilitera la collaboration de tous les intervenants :

• Le client
• Les designers UX/UI qui travailleront sur l’ergonomie du site
• L’équipe de développement ou agence web
• les rédacteurs web qui produiront le contenu
• Un consultant SEO qui s’assurera que la boutique en ligne soit 100% SEO friendly
• L’équipe data qui produira un plan de taggage
• etc…

Tous les membres de l’équipe auront accès à un cahier des charges centralisé et organisé qu’ils pourront utiliser comme point de référence, ce qui permettra d’éliminer les malentendus et les mauvaises communications. Afin de simplifier le suivi de projet, nous vous conseillons d’utiliser des outils de collaboration en temps réel, tels que Google Sheets, Redmine, Monday ou Trello. Cela permettra à toutes les parties concernées de suivre l’évolution du projet, d’identifier les potentiels problèmes, de s’informer à leur sujet et de d’anticiper à tout retard potentiel.

3 – Respecter le planning et le budget

Si vous avez pris le temps de décrire toutes les tâches et les exigences du projet dans votre cahier de charges, il sera plus facile pour les différentes parties d’établir un budget adapté et de s’engager sur les échéances indiquées. 
La réalisation d’un cahier de charges pour votre site e-commerce est essentielle pour minimiser les risques de retards de livraison et les dépassements de budget. Prenez le temps de le créer correctement afin de simplifier la conception de votre site e-commerce et d’éviter des malentendus.

Le contenu du cahier des charges pour un site e-commerce : exemple et modèle

Le contenu du cahier des charges pour un site e-commerce est assez standard. En général, votre cahier des charges devra inclure les 7 parties suivantes :

1 – Description de l’entreprise

Il est crucial de démarrer la rédaction de votre cahier de charges par une introduction détaillée afin que votre projet de création de site e-commerce soit correctement compris par toutes les parties prenantes. Cette introduction doit fournir une vue d’ensemble de l’entreprise et du projet de création ou de refonte du site e-commerce.

Voici les informations à inclure dans cette première partie :

En incluant ces éléments dans votre cahier de charges de site ecommerce, vous aurez l’assurance que toutes les parties prenantes comprennent les enjeux et les objectifs de votre projet.

2 – Identité visuelle souhaitée

La conception graphique de votre site e-commerce sera la grande première étape à réaliser dans tout projet e-commerce. Le développement du site ne débutera pas tant que toutes les parties (agence WordPress ou agence Web, Prestataire SEO, Client…) auront donné leur accord sur la conception graphique du site. 

Si vous voulez que vos prestataires de webdesign UX/UI comprennent exactement ce que vous avez en tête en matière de design graphique pour votre site e-commerce, c’est dans cette partie de votre cahier de charges qu’il faut le spécifier.

Pensez à inclure les informations suivantes :

Vous l’aurez compris, tout retard dans l’accord de toutes les parties sur la conception graphique du site impactera la date de livraison finale du projet. Ainsi, vous comprendrez l’importance d’être précis dans cette partie !

3 – Arborescence ou contenu du site

Une fois que vous avez établi l’identité visuelle du site, il est important de déterminer une arborescence qui décrira comment le contenu du site e-commerce doit être organisé : les collections, les fiches produit, le blog, les informations de l’entreprise, etc…

Voici à quoi ressemble une arborescence de site e-commerce :

L’arborescence est unique et adaptée à l’offre de chaque site. Cependant, voici les pages que vous devrez probablement inclure dans votre site :

Arborescence classique pour Site E-commerce

• Page d’accueil
• Nombre de catégories mères
• Nombre de sous-catégories
• Nombre de produits (associés à chaque catégorie)
• Nombre de pages
• Pages de blog (catégorie)
• Article de blog
• Page contact
• Autres typologies de page
• Spécifications sur le menu
• Spécifications sur le footer

Avec une arborescence détaillée, vos prestataires auront une idée plus précise du nombre de pages à créer, à enrichir de contenu, le nombre de templates à faire pour chaque typologie de page, etc…

4 – Description technique du site

Il est important de préciser les détails techniques de votre site e-commerce au sein du cahier des charges, afin que votre agence web puisse en tenir compte lors du développement de votre site e-commerce. Si vous avez des préférences pour certains outils, certains systèmes de gestion de contenu, ou si vous hésitez à intégrer des fonctionnalités déterminées, spécifiez-les dans votre cahier de charges. Cela évitera des imprévus dans le futur ! 

Voici une liste des principaux points techniques à aborder lors de la création d’une boutique en ligne :

Si vous n’avez pas d’équipe technique interne, il est fort probable que vous ne soyez pas au courant de tous les aspects techniques, mais il est indispensable de détailler les points qui vont affecter les fonctionnalités de votre boutique en ligne. Si vous avez des doutes, n’hésitez-pas à demander un coup de main à votre agence web pour cette partie !

5 – Répartition des tâches

Une fois que vous avez déterminé les différentes tâches à réaliser pour la conception de votre boutique en ligne, il est important de les répartir entre les différents acteurs. En gros, le “qui fait quoi, et pour quand” doit être clair et net dans votre cahier de charges. 

Croyez-nous quand nous disons que cela garantit que votre site de commerce électronique sera développé d’une manière à la fois productive et conforme aux attentes que vous avez fixées. Il n’y a aucune raison pour que votre projet ne se déroule pas au mieux, puisque les tâches ont été explicitement énoncées, les responsables désignés et les délais approuvés par les personnes responsables !

Utilisez des outils collaboratifs tels que Redmine, Asana, Monday, ou même une bonne vieille feuille Google Sheet pour vous aider à répartir le travail à accomplir et faire le suivi. N’oubliez pas de prévoir du temps pour donner votre avis et pour que les fournisseurs améliorent leurs livrables en fonction de vos commentaires. En planifiant cela à l’avance, vous éviterez tout retard inutile.

6 – Autres contraintes ou demandes complémentaires

Il est possible que vous ayez des demandes supplémentaires en plus de la conception de base de votre site e-commerce, qui ne sont pas couvertes dans un cahier de charges standard.

Cependant, il est important de communiquer ces aspects à vos prestataires. Voici quelques exemples de tâches supplémentaires qui pourraient être incluses dans le cahier de charges de votre site e-commerce :

• Qui sera responsable de la rédaction du contenu et quand sera-t-il fait ? Sous quel format le contenu rédigé sera-t-il fourni (word, xlm, html…)?
• Gestion des redirections de l’ancien site vers le nouveau en cas de refonte du site e-commerce
• Présence de modules particuliers
• Présence de templates de page ou de blocs
• Qui sera chargé de la maintenance du site et à quelle fréquence ?
• Qui s’occupera du référencement naturel et à quel moment ?
• Qui s’occupe de l’hébergement du site
• Etc.

7 – Les clauses de modification

Il est essentiel de prévoir des clauses de modification du cahier de charges avec votre agence web. Ces clauses permettent de couvrir les demandes de fonctionnalités ou de services supplémentaires qui n’ont pas été inclus initialement dans le scope du projet.

Si vous n’incluez pas de clause de modification, il peut être difficile de gérer efficacement les imprévus, ce qui peut entraîner des retards de la part de l’agence e-commerce ou un dépassement de budget. 

Même si vous avez été très précis dans votre cahier de charges, il est courant que des imprévus surgissent au cours du développement de votre boutique en ligne. En incluant une clause de modification, vous définissez clairement comment gérer ce type de situation. 

N’oubliez pas de prévoir une partie de votre budget pour ces modifications.

Cahier de charges pour site e-commerce : Les questions fréquentes !

Maintenant que vous savez parfaitement ce qui doit contenir un cahier de charges pour site e-commerce, c’est l’heure de passer aux questions que nos clients ont l’habitude de nous poser !

Qui doit rédiger le cahier de charges du site e-commerce ?

Le client est l’auteur principal du cahier de charges, mais toutes les parties prenantes du projet e-commerce vont avoir son mot à dire et sont susceptibles de proposer des modifications dans le document. 

En effet, Il incombe toujours au client de rédiger la version initiale du cahier des charges. Le client est la seule personne en mesure de fournir les informations nécessaires relatives à l’entreprise et à ses objectifs du site e-commerce. 

Ensuite, cette version sera envoyée à toutes les parties prenantes, qui, à travers leur expérience et expertises, seront en mesure d’apporter des modifications ou des précisions au document. Gardez en tête que tout changement doit être validé par le client. La chose la plus importante qui doit se produire est que toutes les parties engagées dans le projet de conception du site e-commerce travaillent sur une même et unique version du cahier de charges.

Quelles sont les erreurs fréquentes d’un cahier des charges de site e-commerce ?

Les erreurs les plus courantes dans un document de spécification d’un site Web peuvent être les suivantes :

• Manque de clarté et de précision dans les objectifs du site
• Mise en place de fonctionnalités inutiles ou peu pratiques
• Absence de planification des budgets et des délais
• Pas de définition de responsable de la création du contenu
• Absence de planification de la maintenance et de la mise à jour du site
• Absence de planification de la gestion des commandes et des livraisons
• Pas de demandes liées à la sécurité du site
• Pas de spécifications liées au tracking et données analytics
• Pas de spécifications liées à la gestion de l’inventaire, de retours et des échanges
• Absence de planification de la gestion des réclamations et des litiges
• Absence de planification de la stratégie internationale et de traduction du site.
• Ne pas prendre en compte les temps de test et de validation du site.

Repassez ces différentes erreurs afin de ne pas les répéter lors de la création de votre nouveau site e-commerce.

Faut-il toujours rédiger un cahier des charges pour un site e-commerce ?

Pour assurer la réussite de votre projet de création ou de refonte de site de vente en ligne, il est impératif d’élaborer un cahier des charges. Néanmoins, le « faire » ne suffit pas à lui seul. Pour que votre communication avec les différents intervenants soit précise et sans malentendus, vous devrez produire un cahier des charges détaillé et facile à comprendre.

Même si la rédaction d’un cahier de charges est chronophage, prenez le temps de bien le faire : cela vous permettra de gagner du temps et de l’argent en évitant des problèmes de communication et des erreurs coûteuses lors de la création de votre boutique.

Quel format pour votre cahier de charges de site e-commerce ?

Il n’existe pas de format unique pour un cahier des charges de site e-commerce. Cependant, notre recommandation est de le faire sur Google SpreadSheets. 

Il s’agit d’un outil collaboratif très utilisé, probablement connu par tous vos prestataires et capable de produire toutes les fonctionnalités nécessaires pour le suivi de votre projet de création de site e-commerce.

Conclusion

La base de tout projet de création ou refonte de site e-commerce commence par un cahier de charges clair, complet, et bien rédigé.Même si vous avez en tête un site e-commerce tout petit avec juste trois produits, vos besoins doivent clairement être définis. Croyez-nous, L’investissement de temps lors de la création de votre cahier de charges sera beaucoup moins important que le temps destiné à gérer des imprévus avec vos prestataires !