Comment faire le cahier des charges pour son site vitrine ?

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour un site vitrine ?

Le cahier des charges d’un site vitrine est un document qui décrit en détail les objectifs, la portée et les attentes de votre site, et qui sert de point de communication central entre les différents acteurs du projet : le client, les prestataires et l’agence web.

Le cahier de charges de votre site vitrine décrit toutes les fonctionnalités souhaitées pour le site, les contenus à intégrer, les éléments graphiques attendus, ainsi que les budgets et les délais à respecter. 

Le cahier des charges sert de plan directeur pour l’ensemble du projet de création ou refonte de votre site vitrine, et doit être suivi de manière rigoureuse. Il s’agira ainsi d’un document clé qui doit décrire précisément comment le site sera conçu, assigner des responsabilités pour chaque tâche et donner des délais clairs pour chaque tâche.

Un cahier de charges détaillé vous garantit que votre nouveau site vitrine sera parfaitement aligné à vos attentes et conçu dans les délais prévus. Prenez le temps de rédiger un cahier de charges de qualité, et votre projet de site vitrine sera sur la bonne voie pour réussir !

Pourquoi faire un cahier de charges pour votre site vitrine ?

Le cahier des charges est un document essentiel pour la réussite de votre site vitrine. Il y a 3 grandes raisons qui justifient le temps à investir dans la création de votre cahier de charges.

1 – Anticiper vos besoins

La création d’un cahier de charges détaillé vous permettra d’assurer que vos prestataires vont bien cerner vos besoins et attentes lors de la création de votre nouveau site vitrine. En anticipant vos besoins, vous pouvez vous assurer que chaque tâche exécutée par vos prestataires sera réalisée correctement et dans les délais impartis.

Si vous êtes imprécis lors des définitions de vos besoins, il est fort probable que vous rencontrerez des problèmes lors de la création de votre site internet. Faire un cahier de charges est synonyme de produire un brief détaillé pour vos prestataires et évite tout malentendu.  

2 – Homogénéiser la communication

La création d’un cahier de charges pour un site vitrine est essentielle pour améliorer la communication entre les différentes parties impliquées dans le projet. En effet, ce document permettra de définir clairement vos objectifs, vos attentes et spécifier les différentes tâches à réaliser par chaque acteur, ce qui facilitera la collaboration entre toutes les parties prenantes (chef de projet, designer, rédacteur, développeur, consultant SEO, équipe data analytics, etc.).

Un cahier de charges centralisé et organisé peut être utilisé comme point de référence pour tous les membres de l’équipe, ce qui évite les malentendus et les erreurs de communication. 

La recommandation d’AmphiBee, agence wordpress, est d’utiliser des outils collaboratifs en temps réel, comme Google Sheets, Monday ou Trello, pour la création de votre cahier de charges, afin que chaque partie puisse suivre l’avancement du projet et signaler tout problème, poser des questions ou anticiper du retard.Il est également important de convenir d’une méthode et d’une fréquence de communication qui conviennent à toutes les parties, afin que tout le monde puisse être informé de l’avancement du projet. Des points hebdomadaires ou mensuels peuvent être mis en place.

3 – Respect du planning et du budget

Si vous avez pris soin de décrire toutes les tâches et les exigences du projet dans votre cahier de charges, il est plus facile pour les différentes parties d’établir un budget adapté et de s’engager sur les deadlines indiquées. 

Sans la création d’un cahier de charges pour votre site vitrine, vous risquez des retards dans la livraison du site et les dépassements de budget. Prenez le temps de faire votre cahier de charges correctement et évitez toute prise de tête lors de la conception de votre site vitrine.

Le contenu du cahier des charges : exemple et modèle

Le contenu du cahier des charges pour un site vitrine est assez standard, même s’il peut varier en fonction du type de site Web à créer et de son objectif. En général, votre cahier des charges devra inclure les 7 parties suivantes :

1 – Description du projet

Pour que votre projet de création de site vitrine soit bien compris par tous les acteurs impliqués, il est essentiel de commencer votre cahier de charges par une introduction détaillée. Cette première partie doit donner une vue d’ensemble de l’entreprise et du projet de création ou refonte du site vitrine.

Voici les informations à inclure pour cette première partie :

En incluant ces éléments dans votre cahier de charges de site vitrine, vous aurez l’assurance que toutes les parties prenantes comprennent les enjeux et les objectifs de votre projet.

2 – Identité visuelle souhaitée

La deuxième partie de votre cahier de charges concerne l’identité visuelle souhaitée pour votre site vitrine. Afin d’assurer qu’il reflète votre marque, vos valeurs et répond à vos objectifs, fournissez les éléments suivants :

La conception graphique de votre site sera la première étape à faire dans n’importe quel projet web. Si vous souhaitez que vos prestataires puissent comprendre exactement ce que vous avez en tête pour votre site vitrine, c’est ici que ça se joue !

3 – Arborescence ou contenu du site

Une fois que vous avez établi l’identité visuelle du site, il est important de déterminer une arborescence qui décrira comment le contenu du site vitrine doit être organisé. Avec une arborescence détaillée, vos prestataires auront une idée plus précise du nombre de pages à créer, à enrichir de contenu, le nombre de templates à faire pour chaque typologie de page, etc…  Voici à quoi rassemble une arborescence de site vitrine :

L’arborescence est unique et adaptée à l’offre de chaque site. Cependant, voici les pages que vous devrez probablement inclure dans votre site :

Arborescence classique pour Site Vitrine

• Page d’accueil
• Page “About”
• Une page par service proposé
• Une page par agence locale (Services à Paris, Services à Bordeaux…)
• Optionnel : Une page par agence et par service (Services de …. À Bordeaux)
• Une Page contact
• Un blog
• Des articles de blog
• Fournissez aussi des spécifications sur le menu et sur le footer

4 – Description technique du site

Il est important de préciser les détails techniques de votre site vitrine dans le cahier de charges, afin que votre agence web soit informée de ces aspects. Cela évitera plein d’allers-retours et de questions qui auraient pu être résolues dès le début. 

Informations techniques et administratives :

• Y a-t-il déjà une version précédente du site ?
• Qui est le propriétaire du nom de domaine ?
• Qui est le registrar ?
• Désirez-vous un environnement de pré-production détaillé ?
• Quel est l’hébergement du site et quels sont les accès ?
• Qui est en charge de l’administration technique du site ?
• Qui est en charge du contenu du site ?
• Quelle est la fréquence de sauvegardes automatiques souhaitée ?
• Quelles sont les spécifications de sécurité du site ?
• Utilisez-vous un CDN ?
• Quelle technologie souhaitez-vous utiliser (CMS ou framework) ?
• Quelles sont vos attentes en termes de performances web ?
• Quels plugins et licences souhaitez-vous inclure ?
• Souhaitez-vous des fonctionnalités multilingues ?

5 – Répartition des tâches

La répartition des tâches est un élément qui ne peut pas manquer lors de la réalisation de votre cahier de charges pour un site vitrine. En effet, le fait d’assigner un responsable pour chaque tâche et une date limite, engage les personnes à s’y tenir. 

Croyez-nous, cela vous garantit que votre site vitrine sera produit de manière efficace et conforme à vos attentes. Avec des tâches décrites avec précision, des responsables et des délais validés par les responsables, il n’y a aucune raison pour que votre projet ne se passe pas de la meilleure façon possible ! 

Pour répartir les tâches, vous pouvez utiliser des outils collaboratifs comme Trello, Asana, Monday ou un simple Google Sheet. N’oubliez pas de prévoir du temps pour donner des retours et pour que les prestataires puissent améliorer leurs livrables en fonction de vos commentaires.

6 – Autres contraintes ou demandes complémentaires

Il est aussi possible d’avoir des demandes complémentaires à la conception du site vitrine qui ne rentrent pas dans la structure principale du cahier de charges. Tout de même, vous pouvez avoir besoin de communiquer ces aspects à vos prestataires. 

Voici quelques exemples de tâches complémentaires qui peuvent être incluses dans le cahier de charges de votre site :

• Qui sera en charge de la rédaction de contenus ? À quel moment sera fait ceci ? Sous quel format seront fournis les contenus rédigés ?
• Présence de modules particuliers
• Présence de templates de page ou de blocs
• Gestion de redirections de l’ancien site vers le nouveau en cas de refonte de site vitrine
• Qui fera la maintenance du site ? Avec quelle fréquence ? 
• Qui sera en charge du référencement naturel et à quel moment il interviendra ? 
• Hébergement du site
• etc…

7 – Les clauses de modification

Les clauses de modification ne peuvent pas manquer lors de la discussion avec votre agence de création de sites vitrine. Elles permettent de couvrir les éventuelles demandes de fonctionnalités ou de services supplémentaires qui ne sont pas prévus initialement.

Sans clause de modification, il peut être difficile de gérer efficacement les demandes imprévues et cela peut entraîner des mauvaises surprises, comme des retards par manque de disponibilité de l’agence ou un budget dépassé. 
Même si vous avez été très précis dans votre cahier de charges pour site vitrine, il n’est pas rare que des imprévus surgissent. En intégrant une clause de modification dans votre cahier de charges, vous aurez défini clairement comment gérer tout type d’imprévu. Gardez bien un pourcentage de votre budget pour pouvoir effectuer ces modifications !

Cahier de charges pour site vitrine : Les questions fréquentes !

Au regard de son importance, de nombreuses questions reviennent fréquemment par rapport à la création du cahier des charges destiné à la création d’un nouveau site vitrine. Voici les plus fréquentes !

Qui doit rédiger le cahier de charges du site vitrine ?

Le client est généralement le principal rédacteur du cahier des charges, mais d’autres personnes peuvent également y contribuer, en collaboration avec le client.

La première version du cahier de charges pour votre site vitrine doit toujours être rédigée par le client. Il n’y a personne qui pourra fournir un brief aussi complet sur l’entreprise et les objectifs du site que le propre client. 

Une fois que la première version du cahier de charges pour votre site vitrine sera faite, l’agence web choisie pourra également apporter des modifications au cahier des charges, mais seulement avec l’accord du client. 

Le plus important, c’est que toutes les parties prenantes du projet de conception du site vitrine soient alignées sur une même et unique version du cahier de charges.

Quelles sont les erreurs fréquentes d’un cahier des charges de site vitrine ?

Les erreurs les plus courantes dans un cahier de charges de site vitrine sont les suivantes :

• Ne pas définir clairement l’objectif du site.
• Ne pas tenir compte de la cible de l’audience.
• Oublier de préciser les fonctionnalités souhaitées.
• Demander des fonctionnalités inutiles pour un site vitrine
• Ne pas prévoir de budget pour la maintenance et les mises à jour.
• Oublier de prévoir une stratégie de référencement naturel.
• Ne pas faire intervenir un consultant SEO dès le début du projet
• Ne pas tenir compte de l’accessibilité
• Ne pas prévoir de plan de migration de contenu en cas de refonte
• Oublier de préciser les délais de livraison et les échéances.
• Ne pas inclure de plan de test et de validation du site.

Repassez ces différentes erreurs afin de ne pas les répéter lors de la création de votre nouveau site vitrine.

Faut-il toujours rédiger un cahier des charges pour un site vitrine ?

Il est essentiel de rédiger un cahier de charges pour garantir le succès de votre projet de création ou refonte de site vitrine. Cependant, il ne faut pas se contenter de “juste le faire”. Il faut produire le meilleur cahier de charges possible afin d’être 100% précis lors de la communication avec les différentes parties prenantes. 

En fournissant des informations claires et détaillées sur ce qui doit être fait, vous pouvez assurer le succès global de votre projet. Rédiger un bon cahier de charges vous fera sans doute gagner du temps et de l’argent sur le long terme en évitant des malentendus, des retards coûteux ou des erreurs lors du développement de votre site vitrine.

Quel format pour votre cahier de charges de site vitrine ?

Lors de la création d’un cahier de charges pour votre site vitrine, il est recommandé d’utiliser un outil collaboratif tel que Google Sheets. Ce format vous permettra de centraliser toutes les informations nécessaires pour votre projet, de créer des tableaux GANTT, de désigner des responsables pour chaque tâche et de laisser des commentaires en temps réel.

En ce qui concerne le suivi des tâches, des outils de gestion de projet collaboratifs tels que Redmine, Monday et Trello sont également des options viables.

Conclusion

La base de votre projet de création de site vitrine repose sur votre cahier de charges. S’investir sur un bon cahier de charges est synonyme de partir sur les bonnes bases. Peu importe la taille du site vitrine que vous avez en tête, où s’il s’agit d’un petit projet pour votre entreprise, toute création de site nécessite d’un minimum de recul et de réflexion. L’investissement de temps lors de la création de votre cahier de charges sera beaucoup plus petit que le temps destiné à gérer des imprévus ! Vous avez donc toutes les informations nécessaires pour créer un super cahier de charges capable de décrire à la perfection votre projet de création de site vitrine. Maintenant, au travail !